Stress erreicht uns, sobald verschiedene Faktoren auf uns einwirken. Dies kann sein, wenn wir unser Zeitmanagement nicht mehr im Griff haben, wenn wir zu viele verschiedene Aufgaben nebeneinander bewältigen wollen oder wenn Konflikte unterschiedlichster Art überhandnehmen. Wie können wir unsere Ressourcen mittels Zeit- und Selbstmanagement-Methoden besser nutzen und negativen in positiven Stress umwandeln? Mit ein wenig Übung und Fleiss kann dies immer einfacher erreicht werden. Im Anschluss zu den Fragen im letzten Blog führe ich hier einige Strategien auf.

Priorisierung mittels Eisenhower-Prinzip (Dwight D. Eisenhower)

Anhand der Kriterien "wichtig" - "nicht wichtig" und "dringend" - "nicht dringend" erstellen wir eine Matrix. Diese vier Kombinationsmöglichkeiten werden in vier verschiedene Aufgabentypen eingeteilt - A, B, C und D Aufgaben.
A = 1. Priorität = wichtig und dringend
B = 2. Priorität = wichtig und nicht dringend
C = 3. Priorität = nicht wichtig und dringend
D = 4. Priorität = nicht wichtig und nicht dringend
Anhand dieser Matrix kann man nun die Aufgaben in Prioritäten einteilen.

ALPEN Methode (nach Lothar J. Seiwert)

Wir erstellen eine Tages-To-Do-Liste. Empfehlenswert ist nach der ALPEN-Methode vorzugehen. Sobald man die ALPEN-Methode beherrscht, benötigt die Erstellung nur wenige Minuten.
Was heisst denn ALPEN und wie wird die Methode angewendet:
A = Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren. Bitte auch notieren, mit wem telefoniert oder eine E-Mail geschrieben werden will.
L = Länge, Dauer einschätzen. Wenn wir es schaffen, die richtige Zeit abzuschätzen spart dies viel Zeit. Damit wir uns immer besser einschätzen können, bietet sich ein Zeitprotokoll an, in dem wir notieren, welche Aufgabe wie lange gedauert hat. Es ist zu empfehlen, immer etwas mehr Zeit einzuplanen, damit man nicht unter Zeitdruck gerät. 60 % der Zeit sollte mit Aufgaben verplant werden.
P = Pufferzeiten einplanen. Da nicht jeder Tag genau einzuschätzen ist - wir sind ja keine Hellseher- sollte für Unvorhergesehenes Zeit eingeplant werden. Wir sprechen hier von 40% Pufferzeit.
E = Entscheiden. Prioritäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit setzen. Wenn man noch unsicher ist, kann man zum Beispiel eine vorgesetzte Person fragen, ob sie dabei kurz hilft, bis wir uns selber entscheiden können, welche Aufgaben welche Wichtigkeit und Dringlichkeit haben.
N = Nachkontrolle. Abendlich eine Tagesbilanz ziehen. Wir haben einen Plan erstellt. Dann kontrollieren wir diesen auch. Denn ohne tägliche Nachkontrolle wissen wir auch nicht, ob unsere To-Do-Liste funktioniert. Motivieren wir uns an den Erfolgen und lernen wir aus Misserfolgen.

Mind-Map (nach Tony Buzan)

Personen, die eher in Bildern denken, empfehle ich eine Mind-Map - auch Gedankenlandkarte genannt - um ihre zuvor vielleicht unstrukturierten Ideen zu ordnen.
Dabei formuliert man das Hauptthema genau aus und stellt es in der Mitte eines Blattes dar. Nun werden dicke gebogenen Striche mit dem Hauptthema verbunden. An deren Ende schreiben wir jeweils die Schlüsselbegriffe mit Grossbuchstaben auf. Weitere dünner auslaufende Linien werden damit verbunden und daran schliessen sich passende Wörter zu dem entsprechenden Schlüsselbegriff an. Diese Begriffe werden in kleineren Buchstaben geschrieben. Wir haben die Möglichkeit dies auch farblich hervorzuheben.
Hier ist ein Beispiel dazu.

Ziele SMART angehen (nach Peter Ferdinand Drucker)

Wer Ziele erreichen will, schreibt diese sinnvoller auf und formuliert sie konkret. Denn nur wer weiss, wie er sein Ziel erreichen will, wird sein Ziel auch erreichen. Peter Ferdinand Drucker entwickelte Management by Objectives (MbO), eine Führungstechnik die mittels Zielvereinbarungen durchgeführt wird. Ursprünglich stammt dieser Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Und auch wer sich selbst führt, setzt sich SMARTe Ziele:
S = Spezifisch. Was soll erreicht werden?
M = Messbar. Woran merke ich, dass ich mein Ziel erreicht habe? (Mengenangabe, Minuten, kg, ...) A = Akzeptiert. Ist das Ziel sexy? Motiviert mich das Ziel es auch erreichen zu wollen? R = Realistisch. Ist das zu erreichende Ziel machbar? Soll ich Teilschritte / Teilziele einbauen? T = Terminiert. Bis wann soll das Ziel erreicht werden und in welchem Zeitrahmen?
Hier ein kurzer Film dazu.

In meinem nächsten Blog-Beitrag werde ich über Tipps zum Umgang mit Konflikten und zur Analyse, ob hinter einer Auseinandersetzung wirklich ein Konflikt steckt, schreiben.

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[ Diesen Artikel auf Facebook teilen ]Text: Naomi Bogerd | Bildquelle: FreeImages.com / Richard Dudley